7) DSS, DBS federati, Data mart, Cruscotti, Dashboard

Si approfondiscono di seguito alcuni elementi che compongono i sistemi informativi aziendali.

I Sistemi di Supporto alle Decisioni (DDS) forniscono supporto ai manager e a tutti coloro che devono prendere decisioni di fronte a problemi poco strutturati o non strutturati. I DDS sono un insieme di strumenti che sintetizzano i dati aziendali e li estrapolano per fornire indicazioni, stime e strategie future. I sistemi OLAP sono sempre più inseriti all'interno delle applicazioni DSS. Il principale scopo di un DDS è quello di permettere di estrarre, in tempi brevi e in modo felssibile, da una gran mole di dati le informazioni che servono a supportare e migliorare in termini di efficacia il processo decisionale. Occorre innanzitutto separare i dati generati dalle operazioni di gestione (contenuti nel database aziendale) dai dati utili ai processi decisionali dell'azienda.

Nello specifico gli obiettivi del DSS sono:
1. Supportare decisioni difficili, non specificate e non strutturate;
2. Supportare la decisione a tutti i livelli dell'organizzazione e integrare i livelli se necessario.

I livelli sono:
- Pianificazione strategica: decisioni relative a insiemi di politiche, scelta di obiettivi e selezione di
risorse;
- Controllo gestionale: decisioni per assicurare l’effettiva acquisizione ed utilizzo di risorse;
- Controllo operativo: decisioni che rendano possibili le azioni e operazioni;
- Performance operative: decisioni che devono essere prese durante le operazioni.
3. Supportare la comunicazione fra decisori;
4. Supportare tutte le fasi del processo decisionale e facilitarne l’interazione;
5. Supportare una varietà di processi decisionali senza dipendere in particolare da nessuno di essi;
6. Essere semplici da usare e modificare in relazione ai cambiamenti dell’utente, del lavoro o
dell’ambiente;

Le reti di DSS sono forse l’approccio più adattabile alla integrazione di componenti. In esso le varie componenti del DSS non sono localizzate in un unico computer o sistema informatico ma in una rete di sistemi. Il problema basilare in questo caso è la necessità di creare interfacce fra i vari componenti. Infatti in generale tali componenti non nascono appositamente per il DSS ma vengono aggregati in seguito.

Un Federated Database System (FDBS) e’ definito come un gruppo di Database System autonomi e eventualmente anche eterogenei che cooperano tra di loro. Un FDBS e’ quindi costituito da un software che gestisce i diversi database componenti (FDBMS) e i diversi DBS gestiti.
Vari vantaggi sono offerti dall’utilizzo di FDBS tra i quali ricordiamo quelli relativi a:

- Distribuzione:i dati possono essere distribuiti in diversi database che possono anche risiedere su macchine differenti e in posizioni geografiche differenti.
- Eterogeneità: diversità nei sistemi gestori di database, nei metodi utilizzati nel definire strutture e vincoli di rappresentazione, nei linguaggi di interrogazione adoperati, nella semantica dei dati, che sono tutte ammesse.
- Autonomia totale nella rappresentazione dei dati e nelle funzionalità offerte.
- Scalabilità: l’architettura rende il sistema suscettibile di accogliere e sostenere l’aggiunta di nuovi sistemi informativi.

I data mart sono database a tema, cioè progettati per analisi che riguardano specifici argomenti. Normalmente si colloca a valle di un data warehouse più globale ed è alimentato a partire da esso, di cui costituisce, in pratica, un estratto. Un data mart è quindi un sottoinsieme logico o fisico di un data warehouse di maggiori dimensioni.
La differenza fondamentale consiste nel fatto che la creazione del data warehouse avviene in maniera generalizzata per poi venire incontro alle specifiche esigenze, mentre il data mart viene generalmente creato per venire incontro ad un'esigenza specifica e già determinata. Per favorire l'accesso ai dati i datamart, gli stessi vengono progettati in maniera denormalizzata. I datamart sono creati basandosi sui concetti di fatti, dimensioni e misure.
La denormalizzazione dei datamart si esegue secondo procedimenti ormai standardizzati che mirano a modellare correttamente i concetti di fatti, dimensioni e misure.
Ovviamente bisogna prevedere un processo di ETL che alimenti il datamart.
I datamart sono detti anche database analitici. I database analitici servono, come dice il nome, ad analizzare i dati. Questo tipo di analisi può avere diversi scopi, nello specifico, quando serve a prendere decisioni aziendali ricade nel settore della business intelligence. Gli strumenti di business intelligence servono a costruire interrogazioni complesse sui data mart.
Normalmente le suite di business intelligence mettono a disposizione un portale che da' accesso a report predefiniti. Il valore aggiunto che possono fornire è la possibilità di manipolare grandi set di dati creando dunque dei report in modo organico e mirato, mantenendo sempre una facilità di consultazione da parte dell'utente. Inoltre queste applicazioni consentono all'utente di manipolare i suddetti set di dati operando su di essi delle trasformazioni standard (quali ad es: drill down, slice&dice e in alcuni casi il data mining) che consentono di creare nuovi report dinamicamente.

Il Cruscotto è un software che costituisce un elemento utile ai servizi di analisi e supporto alle decisioni che sulla base dei dati raccolti e dei modelli di analisi sviluppati, mette progressivamente a disposizione degli operatori istituzionali. Il Cruscotto è un valore che funge da indicatore di performance (KP). Esso si presenta sotto forma di foglio di calcolo che illustra la situazione economica maturata e quella finanziaria di breve termine.
Il Cruscotto consente di:
- consultare una serie di indicatori predefiniti tramite interrogazioni con filtri dinamici definiti di volta in volta dall’utente;
- effettuare il download di subset predefiniti di dati (“datamart”) presenti nel datawarehouse in un formato leggibile da applicazioni esterne (Excel, SAP, SAS…..);
- monitorare lo stato degli invii/caricamenti;
- consultare la reportistica tecnica per verificare errori ed anomalie ed infine proporre azioni per migliorare la qualità del dato.
Il cruscotto è un pannello su cui è disposta la gran parte della strumentazione relativa agli organi di comando e di controllo.
E'uno strumento di ausilio alla costruzione, alla messa in opera, ed al successivo monitoraggio delle decisioni strategiche aziendali.

Questo strumento permette di visualizzare gli indicatori come distribuzione o mappa, oppure come un albero strutturato. Per di più, contiene molte opzioni di analisi.
Il suo valore aggiunto risiede:
a) nella capacità di aumentare il grado di consapevolezza del dirigente e dell’imprenditore sull’andamento e sulle correlate potenzialità della sua azienda permettendogli di guidarla nel modo più efficiente, in modo tale che non correrà mai il rischio di spingerla oltre i suoi limiti, o peggio, di trascurare le diverse opportunità di impiego di quelle risorse di cui sarà evidente il basso valore aggiunto o, addirittura, l’inutilizzo;

b) nella capacità di sfruttare a costi prossimi allo zero il patrimonio informativo d’impresa già esistente assecondando alla realizzazione degli obiettivi, liberando tempo alla funzione decisionale e restituendole la capacità di elaborare strategie di crescita.

Il cruscotto ha in definitiva lo scopo di soddisfare l’esigenza dell’azienda di monitorare la situazione contabile ad intervalli regolari nel corso dell’esercizio: mese, bimestre, trimestre, o altro. Dall’inserimento dei dati della situazione contabile infrannuale, il sistema elabora un cruscotto aziendale che per mezzo di chiarissimi grafici commentati ed indicatori semaforici illustra la situazione economica maturata e quella finanziaria di breve termine. Per approfondirne l’analisi è possibile visualizzare e stampare un report dati numerico.

Dashboard è un'applicazione che consente di attivare con un tasto delle mini-applicazioni, chiamate widget, quando servono, e successivamente di farle sparire dal desktop quando non servono più. Un Widget è un piccolo dispositivo meccanico che fornisce l'accesso ad una particolare funzione o informazione. Attualmente il termine widget viene spesso utilizzato per indicare le piccole applicazioni da scrivania (generalmente Java) quali: meteo, calendario, calcolatrice, post-it, dizionario, ora e fusi orari. Alcuni esempi possono essere i widget della Dashboard integrata in Mac OS X 10.4 oppure i recenti widget del motore di ricerca Yahoo derivati dall'acquisizione di Konfabulator. Può essere pensato come un livello semitrasparente al desktop. I widget sono scritti utilizzando i linguaggi HTML, CSS e Javascript.

Tra le imprese produttrici di sistemi dashboard ricordiamo in particolare Dundas. Dundas Data Visualization, Inc. è una società commerciale di sviluppo software con sede a Toronto , Ontario, Canada , che produce avanzate di Data Visualization e Executive Dashboar e soluzioni per le tecnologie Microsoft.
Esso consente agli utenti di creare rapidamente sistemi cruscotto completo. Scritto interamente in tecnologia Silverlight, Dundas Dashboard è un sistema web-based che può essere integrato nella maggior parte dei browser e la maggior parte portali.
Sul mercato esistono vari tipologie di DBMS, tra i più utilizzati di tipo proprietario si ricordano:

DB2 di IBM, Informix, 4th Dimension, ADABAS (Software AG), AskSam, DATAllegro, Caché (InterSystems), EXTRAWAY XML Native Database (3D Informatica), FileMaker Pro (FileMaker, Inc., in precedenza Apple), FrontBase, IMS/DB (IBM), Ingres (Computer Associates), InterBase (Borland), Microsoft SQL Server (Microsoft), Microsoft Access (Microsoft), Mimer SQL (Mimer AB), mSQL Netezza Oracle (Oracle Corporation), Ovrimos Progress RDBMS (Progress Software Corporation), SESAM, SQL Anywhere Studio, Sybase SQL Server, Teradata (NCR Corporation), TimesTen (TimesTen, Inc.).

Attualmente, DB2 e Oracle si contendono il primo posto nel mercato dei DBMS. IBM ha dichiarato che i suoi principali rivali sono Oracle nel campo della gestione avanzata delle transazioni e Teradata nel campo dei sistemi per il decision-making (principalmente data warehouse).

Per molte piccole e medie imprese , l’azienda si “controlla” attraverso il gestionale.
Il gestionale è un software a moduli più o meno condivisi tra alcuni reparti dell’azienda che permette di automatizzare e informatizzare tutta una serie di operazioni per lo più amministrative e contabili, come ad esempio la fatturazione agli ordini, dalla distinta base alle commesse, dai documenti di trasporto al carico e scarico di magazzino. A seconda della complessità dell’azienda si può arrivare anche al monitoraggio capillare dei flussi finanziari, fino all’incrocio di dati originariamente molto lontani fra di loro (per esempio le consegne dei fornitori e i pagamenti della clientela) per ottenere quadri statistici (e quindi decisionali) anche molto approfonditi. La complessità aumenta man mano che lo sviluppo dell’organizzazione aumenta.

Eppure ad un certo punto bisogna affrontate il problema di gestire la struttura nella sua complessità. C'è bisogno di una sorta di conversione dei sistemi utilizzati, e questa passa per un processo noto come “Mappatura dei processi aziendali”. La mappatura è un’attività spesso affidata a consulenti esterni all’azienda (quindi meno influenzati anche emotivamente) che traccia il profilo di ogni singolo processo che riguarda la vita aziendale. Ogni processo viene scomposto in sotto attività e sotto processi in modo tale da poter percorrere in ogni direzione i flussi di lavoro, produzione e amministrazione, inclusa la parte commerciale, logistica, tecnica e di post vendita.

Una volta tracciata questa mappa diventa chiaro perché non è possibile continuare con il vecchio gestionale, perchè ci sono troppi dati da monitorare, da correlare e relazionare ad un livello più profondo, e che comporta inevitabilmente una migrazione del gestionale verso sistemi ERP.

L'Erp è un sistema informativo integrato con un'unica base di dati, che ha come scopo quello di coordinare e gestire tutte le attività aziendali, rendendo l'informazione disponibile a tutti i livelli dell'organizzazione.

Il sistema deve consentire la gestione dei processia ziendali integrando le varie funzioni che partecipando a determinati processi.

Questa caratteristica permette di avere un unico centro di immagazzinamento dati dal quale tutte le funzionalità del sistema “pescano” per avere gli elementi di cui necessitano.

Il sistema Erp, consente di rendere l’informazione disponibile a qualsiasi livello aziendale, ma soprattutto permette di renderla omogenea; qualsiasi sia il soggetto in grado di ottenere l’informazione questa avrà le stesse caratteristiche e le stesse peculiarità così come se la richiesta fosse venuta da un altro soggetto.