8) La reportistica

Un sistemi di reportistica è un sottoambito dei sistemi informativi e per generalità di attribuzione anche dei sistemi di business intelligence e ne costituiscono una estensione legata all'evoluzione informatica. Un sistema di reportistica ha come compito principale quello di fare da contenitore di altri oggetti che possono essere tabelle, chart, grafici, cruscotti etc...
L'obiettivo di un Sistema di Reportistica all'interno dei sistemi informativi è quello di fornire documentazione analitica sulle attività di rilievo dell'organizzazione all'interno della quale è sviluppato: tale base informativa ha l'obiettivo di essere aggiornata e corretta secondo un'univoca prassi organizzativa e perciò non suscettibile di rilievi e incongruenze interpretative, ai fini di poter correttamente valutare e agire per migliorare l'efficienza o i profitti di una specifica impresa.
In particolare i sistemi di reportistica vengono sviluppati in ambiti complessi che hanno previsto una soluzione di data warehouse. Una delle finalità di un processo di data warehouse è proprio quella di strutturare un contesto informativo hardware-software capace di rispondere alle esigenze dello scenario organizzativo nel senso più ampio.
Col crescere dei dati accumulati a disposizione delle organizzazioni, i vantaggi di un'elaborazione centralizzata dei documenti si rivelano nei tempi di esecuzione dei singoli documenti di reportistica: la particolare configurazione hardware delle postazioni su cui vengono - a livello fisico - ospitate le risorse del sistema permette l'ottimizzazione delle richieste al sistema e ne diminuisce il carico di attività rispetto alla situazione in cui singoli utenti ricercano informazioni sul sistema individualmente.
La standardizzazione dei documenti consente inoltre una migliore distribuzione delle conoscenze ed una visione dell'attività più conforme e concorde fra le varie funzioni dell'organizzazione, oltreché aggiornata secondo la disponibilità della fonte, o delle fonti dei dati.
Un documento, una volta elaborato e generato, viene validato dalle strutture preposte e viene distribuito - ed aggiornato con cadenza periodica - agli appartenenti all'organizzazione che ne diventano i fruitori.
Il documento prodotto è tradotto con il termine report e si presenta come una combinazione di tabelle e grafici che presentano le misure di rilievo per i vari fenomeni analizzati, disaggregate e destrutturate secondo le esigenze.
Tali misure valgono come indicatori delle proprie attività e costituiscono una base comune per le analisi successive.I report svolgono una importante funzione per la valutazione dell'efficacia delle politiche utilizzate. Si può per esempio attivare o disattivare alcune politiche e confrontare poi i report dei diversi periodi per verificare il funzionamento delle diverse configurazioni.
Un report informativo è un documento agile e centrato su dati interessanti per il soggetto a cui è diretto, è costituito da visualizzazioni tabellari e grafiche. Quando si conoscono di un report più dimensioni di analisi è possibile raccogliere e rappresentare i dati in un ”ipercubo informativo”, in cui ogni componente di un dato è rappresentata su una dimensione spaziale, studiando così le dipendenze di queste dimensioni.

I report sono pensati per consentire la creazione di un documento per la stampa, infatti un report è di solito caratterizzato anche da elementi di testo quali ad esempio titoli, fonti, descrizioni,legende e numeri di pagina.
Il documento contiene, evidentemente, informazioni archiviate nel database.

Progettare un database è un’attività che richiede diverse fasi. Innanzitutto bisogna:
• stabilire quali sono i dati da archiviare;
• decidere come andranno recuperati, ovvero le modalità di accesso più frequenti.

Si passa poi a descrivere i dati e le relazioni che intercorrono tra loro. Per far questo, spesso si usa un modello di rappresentazione noto comeEntità-Relazione (ER, Entity-relationship).
I report possono essere elaborati tenendo conto di diversi metodi di rappresentazione.
I Report sono file di tipo html, pdf o Excel composti da uno o più data set, il cui contenuto è stato personalizzato ed, eventualmente, arricchito da testi a corredo. A seconda delle esigenze, infatti avremo report stilati in forma cartacea, web, pdf, excel, ppt, dashboards etc.

I dati contenuti in un report possono essere suddivise in sezioni, ciascuna delle quali ha uno scopo specifico:

- si ha una prima sezione in alto che costituisce l'intestazione del report: questa sezione figura una sola volta all'inizio del report e viene utilizzata per immettere un titolo, un logo, una data di stampa, ecc.
- segue un'intestazione di pagina, visualizzata nella parte superiore di ogni report (ad eccezione della prima pagina in cui segue immediatamente l'intestazione del report): viene di norma utilizzata per mostrare le intestazioni delle colonne;
- il corpo costituisce la parte più consistente del report ed è composto dai dati delle tabelle o delle query d'origine;
- in fondo a ciascuna pagina si ha il piè di pagina pagina utilizzato per mostrare elementi quali il numero di pagina;
- infine, il piè di pagina report appare una sola volta al termine del report e visualizza generalmente i totali.

I dati di un report traggono origine principalmente da una tabella o da una query, il resto delle informazioni vengono immesse direttamente nella struttura del report.
I controlli utilizzati per realizzare il collegamento tra il report e la relativa fonte dei dati possono essere:
- le caselle di testo, in cui sono visualizzati nomi e numeri;
- le cornici, che visualizzano immagini e grafici;
- le etichette, che riportano i titoli dei report;
- le linee e i rettangoli, che hanno la funzione di migliorare l'aspetto grafico del report.

Un report può essere personalizzato a livello globale, ossia per quel che riguarda il suo layout generale; questo, ovviamente, differisce a seconda che si tratti di un file pdf, di uno html o di uno Excel. In particolare le opzioni di personalizzazione sono contenute all’interno di alcuni setting che debbono essere specificati all’atto dell’esecuzione del report.
Ovviamente sarà possibile far riferimento a setting differenti all’interno della stessa procedura per esportare data set differenti. Il sistema di reportistica più flessibile attualmente disponibile sul mercato è il DataTime che consente infatti di creare qualunque tipo di Layout (verticale, orizzontale, cross e misto) con possibilità pressoché illimitate di Slice and Dice del cubo multidimensionale dei dati. E possibile definire:
- Sezioni verticali e orizzontali;
- Interruzioni orizzontali e verticali;
- Totali su livelli multipli;
- Drill down / Roll Up su qualunque livello.

DataTime crea report ad alto impatto visivo, dove tutti gli elementi grafici e stilistici possono essere controllati dall'utente.
I report sono pubblicabili su Web mediante 2 possibili architetture:
A. Updatable: è il caso in cui i report sono destinati alla sola consultazione. L'utente può schedularne il refresh. Tale architettura non pone vincoli di piattaforma per il server web.
B. Interactive: caso in cui si vuole consentire all'utente di interagire con i report: rigenerazione on demand, operazioni di drill, fino alla possibilità di redesign remoto del report. Tale architettura è basata su asp.net e Web Services.

Il sistema di rappresentazione grafica è uno dei più potenti disponibili. Tutti i grafici hanno grande flessibilità e possono essere sezionati o ricolorati a piacimento. I chart sono direttamente linkati ai dati e li riflettono costantemente, attraverso le rigenerazione e i drill dell'utente.
DataTime consente di integrare DBMS eterogenei verso un data warehouse target. I caricamenti possono coinvolgere DBMS federati con macchine dislocate in qualunque parte del mondo. Il tutto schedulabile secondo qualunque esigenza.
Sia i report che i task di caricamento sono schedulabili.
Un report funge da contenitore astratto di "strati" di record e misure. Si definisco di seguito i concetti di:
- Dimensioni: i caratteri che si misurano sulle unità statistiche; costituiscono la parte del report che non cambia, come ad esempio l'anagrafica dei clienti. Solitamente non si considerano più di due dimensioni in quanto il report deve essere di facile lettura, per permettere all'interessato di ottenere tutte le informazioni necessarie nel modo più semplice e rapido possibile. Per questioni di praticità però si può considerare più di un carattere su ciascuna dimensione (ad es. città e paese insieme), per cui le singole modalità diventano coppie; si parla quindi di "carattere derivato";
- Misura: qualsiasi eleborazione (funzione generale) calcolata su unità statistiche che soddisfino la condizione di possedere una certa combinazione di modalità, si tratta della parte quantitativa del report che scaturisce dall'operazione di aggregazione della matrice dei dati, come ad esempio la somma dei soldi spesa da ciascun cliente.