13) Un'analisi dei Software utilizzati

Nel prosieguo del corso di software per la gestione dell'informazione statistica, ci siamo cimentati con l'utilizzo di diversi software, quali ad esempio excel, access, power point, software di reportistica. Questi strumenti sono tra di loro molto differenti e svolgono roli diversi. Analizzerò di seguito analogie e differenze fra questi strumenti.
Prendiamo ad esempio il software Access: è questo uno strumento che permette di memorizzare vari tipi di oggetti (tabelle, query, schede, report, macro e moduli) in un unico file MDB (Microsoft Data Base).
All'interno di esso è possibile immagazzinare i dati da gestire in tabelle composte da un numero elevato di record, ed ogni record contiene i dati distinti per campi. Se una tabella non fosse sufficiente per immagazzinare i dati necessari e fosse necessario utilizzarne altre, è possibile collegare le varie tabelle tra di loro con una relazione. Tutto ciò permette di effetture l'esame dei dati contenuti nel database utilizzando diverse tabelle e quindi consente di giungere ad una pluralità di dati a volte anche complessa.
In Access un unico file comprende tutti gli elementi utilizzabili per lo sviluppo di applicazioni complete quali ad esempio tabelle, query, maschere, report, macro, pagine e moduli. Le tabelle sono una sorta di contenitori dove vengono memorizzati i dati; le query sono gli strumenti idonei all'interrogazione ed alla manipolazione dei dati. Access dispone sin dall'origine di un ambiente grafico per la definizione delle query (detto Query By Example o QBE) che permette anche ad utenti poco esperti la loro costruzione, con un minimo di controllo della correttezza sintattica; questa facilità, per contro, può comportare situazioni di blocco del sistema come conseguenza di errori concettuali.

Le maschere (o form) consistono negli elementi grafici utili alla interazione da parte degli utenti con i dati delle tabelle o delle query. Le maschere possono contenere gli elementi standard di Access ed elementi aggiuntivi. Le maschere possono includere codice VBA destinato all'automazione degli elementi contenuti; l'area di visibilità delle routine è locale.
I report consentono la visualizzazione, destinata alla stampa, dei risultati basati sui dati, tabelle e query. L'ambiente grafico destinato alla costruzione della struttura dei report ricalca quello delle maschere, pur conservando le differenze dovute alla diversa destinazione. Sono disponibili in Access funzioni di base, quali aggregazione dei dati e totali parziali.
Una funzionalità particolare di Access consente di accedere a dati residenti in file di database esterni, sotto forma di tabelle collegate.

Abbiamo poi visto un altro tipo di software, ossia Excel. Esso si presenta come un foglio elettronico, dedicato alla produzione ed alla gestione dei fogli elettronici. Il foglio di calcolo si compone di colonne (contrassegnate dalle lettere A,B,C...) e da righe (contrassegnate dai numeri 1,2,3...). L'intersezione di una riga con una colonna forma una cella (contrassegnate sempre prima dalla colonna, poi dalla riga: A1, B3, C4,...), all'interno della quale si può inserire un valore od una funzione. All'interno delle suddette celle si possono inserire valori di tipo alfanumerico, mentre le funzioni si esprimono tramite le formule. Le funzioni che si possono applicare sono le più svariate, alcuni esempi sono: le scomuni operazioni matematiche, media aritmetica di una serie numerica, mediana di una serie numerica, moda (il valore maggiormente ripetuto in una serie numerica), max (il valore massimo in una serie numerica), min (il valore minimo in una serie numerica) ecc...Excel, tra le varie potenzialità, permette anche di generare le tabelle pivot che consentono di selezionare elementi che ci interessano e vederli relazionati tra di loro.

Access ed Excel presentano varie somiglianze. Entrambe le applicazioni, infatti, consentono di: eseguire delle query per ordinare e filtrare i dati, eseguire calcoli complessi per ottenere le informazioni desiderate, creare tabelle pivot e grafici pivot per gestire i dati in modo interattivo,
generare rapporti sui dati e visualizzarli in più formati, utilizzare maschere per aggiungere, modificare, eliminare e consultare i dati con facilità, collegarsi a dati esterni in modo da visualizzare, modificare ed eseguire query sui dati senza il bisogno di doverli importare, importare dati da database esterni.

Entrambe le applicazioni organizzano i dati in colonne, in cui viene memorizzato un determinato tipo di informazione.

Excel, tuttavia, non è un sistema di gestione di database, ma un foglio di calcolo che consente di memorizzare informazioni in righe e colonne di celle dette fogli di lavoro. Viceversa, in Access i dati vengono memorizzati in tabelle, che sono molto simili ai fogli di lavoro, ma progettate per l'esecuzione di query complesse in relazione ai dati memorizzati in altre tabelle e posizioni, nonché in campi di altre tabelle.
Quindi, sebbene entrambe le applicazioni siano ideali per la gestione dei dati, ognuna presenta vantaggi specifici, a seconda del tipo di dati che si desidera gestire e delle operazioni da eseguire con i dati.

Si preferisce utilizzare un software piuttosto che l'altro a seconda dei dati con cui abbiamo a che fare. O meglio se abbiamo davanti dati di tipo relazionale, se i dati possono essere o meno memorizzati in una singola tabella o foglio dati etc... I dati contenuti in una singola pagina o foglio sono detti dati lineari o non relazionali.

Quando si ha a che fare con i dati di tipo relazionale questi vanno memorizzati in più tabelle, in quest'ultimo caso quindi si utilizzerà Access. In un database relazionale, ogni tabella contiene essenzialmente le informazioni su un unico tipo di dati, ad esempio, se si utilizza un database con gli ordini dei clienti, una tabella conterrà i nomi dei clienti mentre un'altra ne conterrà gli ordini, in quanto ad ogni cliente possono corrispondere diversi ordini. Quindi i dati relazionali, a causa dell'esigenza di utilizzare più tabelle correlate, vengono memorizzati meglio in Access.

Quindi quando si ha la necessità di conservare una grande quantità di dati, ovvero migliaia di voci, sembra più appropriato utilizzare Access.
Se, ad esempio, si lavora in una grande azienda, per memorizzare le informazioni sul personale è consigliabile utilizzarlo. Si preferisce utilizzarlo inoltre se si desidera eseguire query complesse.
Se ad esempio si lavora in un'azienda di grandi dimensioni che riceve ordini dei clienti, potrebbe essere necessario individuare i nomi dei clienti memorizzati in un database di SQL Server durante l'acquisizione dei nuovi ordini in Access. È possibile mantenere la connessione al database di SQL Server dalla visualizzazione tabella di Access. Per l'aggiunta o la ricerca del nome di un cliente viene utilizzato il database di SQL, mentre i dettagli dei nuovi ordini appena inseriti vengono memorizzati localmente nelle tabelle di Access.
Invece si preferisce utilizzare Excel quando: è necessaria una visualizzazione non relazionale dei dati, ovvero non si ha l'esigenza di utilizzare un database relazionale con più tabelle, quando l'intenzione fondamantale è quella di eseguire principalmente calcoli e confronti statistici sui dati, ad esempio per visualizzare un'analisi costi/benefici nel bilancio dell'azienda.
La dimensione del set dati di Excel non supera le 15.000 righe.

Il programma Powerpoint, invece permette di creare presentazioni informatiche multimediali tramite la realizzazione di diapositive visualizzabili in sequenza su qualsiasi computer dotato di questo software. Le presentazioni, suddivise in slide (diapositive), possono contenere fotografie, testi, animazioni, suoni, link ad altre diapositive o a siti web esterni.
È largamente usato da uomini d'affari, docenti, studenti e relatori. L'uso di questo strumento è molto diffuso anche per la produzioni di animazioni multimediali umoristiche destinate alla circolazione via e-mail. E' questo uno strumento molto utilizzato nel contesto aziendale e rappresenta un valido strumento di comunicazione, è ideale quando si deve parlare per presentare un prodotto, un progetto, una strategia che convincano gli interlocutori.

Infine abbiamo avuto a che fare con sistemi di reportistica. L'obiettivo di un Sistema di Reportistica all'interno dei Sistemi Informativi è quello di fornire documentazione analitica sulle attività di rilievo dell'organizzazione all'interno della quale è sviluppato. I Sistemi di Reportistica nello specifico vengono sviluppati in ambiti complessi che hanno previsto una soluzione di Data warehouse. Questi strumenti consentono una sorta di standardizzazione dei documenti e quindi una miglior distribuzione delle conoscenze ed una visione dell'attività più conforme e concorde fra le varie funzioni dell'organizzazione e aggiornata secondo la disponibilità della fonte dei dati.
Ogni documento viene aggiornato con cadenza periodica agli appartenenti all'organizzazione. Il documento prodotto è un report e si presenta come una combinazione di tabelle e grafici che presentano le misure di rilievo per i vari fenomeni analizzati, disaggregate e destrutturate secondo le esigenze.
Tali misure valgono come indicatori delle proprie attività e costituiscono una base comune per le analisi successive.
Esistono vari software di reportistica, nello specifico durante il corso abbiamo utilizzato Data Time.

Tenendo presente che unl sistema informativo è costituito dall'insieme delle informazioni utilizzate, prodotte e trasformate da un'azienda durante l'esecuzione dei processi aziendali, dalle modalità in cui esse sono gestite e dalle risorse, sia umane, sia tecnologiche, coinvolte; l'ERP, il CRM e il Data Mining rappresentano i sistemi operazionali che ne sono alla base.

In particolare l'ERP è un sistema di gestione, che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.). ad oggi le sue funzionalità si sono ulteriormente sviluppate, e i marketing manager utilizzano questo sistema per il controllo di inventari, tracciamento degli ordini, servizi per i clienti, finanza e risorse umane. Il CRM attiene alla gestione delle relazioni coi clienti ed è legato al concetto di fidelizzazione dei clienti.
In un'impresa "Market-oriented" l'attenzione verso il cliente è cruciale e determinante. Per questo motivo il marketing management deve pianificare e implementare apposite strategie per gestire una risorsa così importante.
Il CRM si spinge sostanzialmente secondo quattro direzioni differenti:
- l'acquisizione di nuovi clienti (o "clienti potenziali");
- l'aumento delle relazioni con i clienti più importanti (o "clienti coltivabili");
- la fidelizzazione più longeva possibile dei clienti che hanno maggiori rapporti con l'impresa (definiti "clienti primo piano");
- la trasformazioni degli attuali clienti in procuratori, ossia consumatori che lodano l’azienda incoraggiando altre persone a rivolgersi alla stessa per i loro acquisti (fenomeno comunemente conosciuto come passaparola).
Il CRM si articola in 3 tipologie:
1. CRM operativo: ossia l'insieme delle soluzioni metodologiche e tecnologiche per automatizzare i processi di business che prevedono il contatto diretto con il cliente.
2. CRM analitico: inteso come procedure e strumenti per migliorare la conoscenza del cliente attraverso l'estrazione di dati dal CRM operativo, la loro analisi e lo studio revisionale sui comportamenti dei clienti stessi.
3. CRM collaborativo: cioè tutte quelle metodologie e tecnologie integrate con gli strumenti di comunicazione (telefono, fax, e-mail, ecc.) per gestire il contatto con il cliente.

Il CRM si avvale in maniera sempre più massiccia, di strumenti informatici o comunque automatizzati, per implementare il management. Le applicazioni CRM servono a tenersi in contatto con la clientela, a inserire le loro informazioni nel database e a fornire loro modalità per interagire in modo che tali interazioni possano essere registrate e analizzate.
Per fare ciò dunque si utilizzano dei software.

Per poter funzionare in maniera efficiente le componenti strutturali di una strategia di CRM sono:
- Analisi e gestione della relazione con i clienti: contatto con i clienti e analisi dei bisogni attraverso strumenti come mailing, lettere, telefonate, SMS, ecc.

- Il contatto è fondamentale se si vuole mappare ogni singolo cliente per poi organizzare tutte le informazioni raccolte in un database strutturato. Queste informazioni sono preziose in quanto permettono di conoscere, e, se possibile, anticipare le esigenze del cliente.
- Lo sviluppo di contenuti e servizi personalizzati: i dati raccolti vengono gestiti per elaborazioni statistiche utili a segmentare i clienti in specifiche scale. Una volta organizzati, è possibile procedere con l'analisi dei dati per sviluppare una comunicazione e un'offerta commerciale e personalizzata.
Quindi l'infrastruttura informatica e l'attivazione di strumenti informatici che aiutano in questo processo di gestione del cliente sono fondamentali.

Allo stesso modo il data mining assume un significato importante nel quadro dei sistemi informativi aziendali, in quanto ha per oggetto l'estrazione di un sapere o di una conoscenza a partire da grandi quantità di dati (attraverso metodi automatici o semi-automatici) e infine l'utilizzazione industriale o operativa di questo sapere, in quanto il data mining è l'analisi matematica eseguita su database di grandi dimensioni.