12) Report, tabelle e query

Le tabelle sono l’oggetto fondamentale di un database per l’immagazzinamento dei dati.
Esse sono caratterizzate da un complesso di righe e colonne, rispettivamente utilizzate come campo (colonne) e record (righe).
Ogni campo rappresenta una singola categoria di informazioni, ed è concepito in modo da poter contenere dati specifici, come un dato numerico, testuale con limitazione di caratteri più o meno lunga, piuttosto che in formato data o altre modalità che possano essere utili per il fine logico del database. Ogni tabella può avere un campo che funge da chiave primaria, quest’ultima consente di impostare un valore univoco del valore di un campo, questo vuol dire che quel preciso dato, non dovrà avere alcun duplicato all’interno dell’intero database. La chiave primaria può essere utilizzata per correlare con maggior semplicità due tabelle o più tabelle in quanto un database relazionale se ha tutte le tabelle interne collegate tra loro è notevolmente più efficiente di un altro che non possiede la caratteristica della relazionalità; le chiavi inoltre permettono di trovare più velocemente i dati, grazie alla loro unicità.

Essere in grado di organizzare i propri dati è forse, una delle operazioni più importanti da saper realizzare. Una delle funzioni più potenti di access è la ricerca, attuabile tramite le query. Si può dire che le query sono una sorta di interrogazione al DB, creati per avere informazioni di ogni tipo sui dati in esso contenuti. Le query possono essere “scritte” tramite una creazione guidata, sarà poi compito di access tradurre la creazione guidata in linguaggio vero e proprio. Le query hanno bisogno però dei criteri, ovvero delle restrizioni che soddisfano dei parametri di ricerca. Le funzioni di queste query possono essere il recupero di dati accomunati da parametri, ordinarli in una certa maniera, aggiungere e/o rimuovere dati da una tabella all’altra. Le query si possono rilanciare in qualsiasi momento (una volta create e salvate), possono essere svariate, ma le più utilizzate sono di tre tipi:

- Query di selezione: è una tipologia di query che permette di impostare i criteri che serviranno per la ricerca nel DB, dunque tutti i dati trovati verranno visualizzati nel foglio dati della stessa.
- Query a campi incrociati: sono spesso utilizzate per avere una rappresentazione grafica dei dati o di tabelle, possono essere anche adoperate per generale prospetti, tendenze e statistiche su gruppi di tabelle.

- Query di azione: viene utilizzato per modificare o aggiungere informazioni a gruppi di dati. Fanno parte di questa tipologia le query di aggiornamento, di azione, di eliminazione e di creazione di tabella.
Una volta che si è creata la query desiderata è possibile racchiudere i dati trovati in una maschera o report, in modo da essere sicuri di avere all’interno di esse solo ed esclusivamente le informazioni desiderate ed aggiornate.

Al fine di dare un formato ai dati e per renedrli facilmente leggibili ed interpretabili, è fondamentale procedere con al creazione di un report.

Quando si realizza un report in genere si crea prima una query che racchiuda tutti i dati che ci interessa stampare e da questa si basa la creazione del report. Tramite un Report è possibile
rappresentare un set di informazioni.

In aula laboratorio ci siamo esercitati nell'utilizzo del software Data Time ai fini della elaborazione di report vari e utilizzo delle varie funzioni aggregate.